FLUXO DE CAIXA - COMO VOCÊ CONTROLA O SEU?

Durante este ano de 2009 vimos muitos artigos sobre como controlar e minimizar os efeitos da crise. Procurar manter o nível de vendas e não perder fatias de mercado para a concorrência sempre foi a tônica, mas outro aspecto foi muito frisado - controlar de perto o fluxo de caixa. É isso aí, precisamos criar, encantar, produzir, vender beleza... isso é um lado, mas precisamos também incorporar a personalidade de um frio administrador e acompanhar as contas a pagar e a receber, não só para calcular o capital de giro, mas também para definir melhor as datas adequadas para pagamentos, recebimentos, retiradas de lucro e pro-labore, realização de promoções e mesmo programação de viagens para compras (é preciso calcular que os primeiros pagamentos das compras efetuadas começam a cair entre 30 e 45 dias da data da viagem). A palavra é organização.
Não importa como você faz isso, se tem um sistema, se usa planilha excel ou se tem um caderninho. Seja qual for sua opção, é importante que essa conferida no fluxo de caixa se torne uma rotina diária.
1. O período
Para ter um mínimo de segurança, é preciso projetar pelo menos os próximos três meses.
2. Registre diariamente
O saldo inicial (valor em caixa registrado na data), entradas, saídas, saldo operacional (valor das entradas menos as saídas na data) e saldo final (saldo inicial mais saldo operacional).
3. Registre separadamente
Entradas e saídas previstas e efetivas, origem das receitas e destino das despesas.
Nas entradas, faça a distinção das várias formas de recebimento, como dinheiro, pré-datados, duplicatas e cartão de crédito.
Nas saídas (por que esta lista é tão grande?), coloque impostos, salários, pagamentos a fornecedores, pro-labore, comissões, prêmios, encargos, água, luz, telefone, informática, propaganda, vitrines, despesas bancárias, honorários de contador e advogado, fretes, gasolina, material de escritório, equipamentos, financiamentos. Controle cada centavo.
4. Seja realista
Ao montar sua previsão para três meses, procure usar números próximos da realidade. Não utilize números históricos (baseados em vendas passadas se elas - infelizmente - não estão acontecendo). Proteja-se, utilize os percentuais reais.
Também não deixe a previsão de despesas sem correção - economizou, renegociou, altere imediatamente os números.
Qualquer sistema (mesmo o caderninho) vai fornecer os resultados com base nos dados que você informou... se quiser a resposta certa, insira os números certos.
5. Confira extratos bancários
Assim você não contabiliza como dinheiro em conta cheques devolvidos ou pagamentos não realizados.
O acompanhamento detalhado das contas a receber pode agilizar a cobrança dos clientes em atraso para diminuir a necessidade de capital de giro.
6. Apure os números diariamente
O período semanal pode esconder saldos negativos em determinados dias no decorrer da semana, então, não há jeito melhor, tem que ser todo dia.

Olhar o futuro próximo (pelo menos os próximos três meses) vai permitir que você se antecipe, e que tenha tempo para tomar decisões e providências para a boa saúde financeira de seu empreendimento.